Organiser votre réunion au Business Center
Vous êtes dirigeant d’entreprise, formateur ou chargé d’animer une réunion, et envisagez la location d’une salle ? En sélectionnant le Business Center de l’Hôtel du Centre, bénéficiez d’un accompagnement personnalisé et soyez certain du succès de votre rencontre professionnelle. Découvrez également nos conseils pratiques pour la planification de votre événement.
Pourquoi choisir de louer une salle ?
De multiples raisons peuvent vous orienter vers une location de salle de réunion :
- vos collaborateurs étrangers arrivant de l’international ne disposent pas de bureaux en Nouvelle-Calédonie
- vous recevez un nombre important d’intervenants et manquez d’espace au sein de vos propres locaux
- vous devez, pour une occasion particulière, vous réunir dans un environnement plus ergonomique et mieux équipé
- vous souhaitez, tout simplement, sortir du cadre habituel l’entreprise pour stimuler la créativité et encourager l’esprit d’équipe
Pour quelle durée de réunion opter ?
Votre durée de réservation dépendra de différents paramètres : le format de réunion, le nombre de personnes attendues, le sujet abordé, l’organisation d’ateliers de travail, etc.
S’il s’agit d’un rendez-vous à visée informative, l’idéal est de convier l’ensemble de l’auditoire au même moment dans un cadre suffisamment spacieux. À l’inverse, si des échanges interactifs sont nécessaires, la constitution de groupes, éventuellement répartis dans plusieurs salles ou à des horaires décalés, sera plus propice à la prise de parole par le public.
La demi-journée concerne habituellement les séminaires en petit comité, les entretiens d’embauche, les visioconférences, les examens et concours, les cours de langue étrangère ou les formations courtes : secourisme, incendie, etc.
La journée s’adresse principalement aux conseils d’administration et aux assemblées générales ou à toute réunion d’information impliquant d’accueillir une large audience.
Quant à la location sur plusieurs jours, elle est généralement retenue en cas de formation approfondie portant sur des thématiques spécifiques : ressources humaines, management, cohésion, etc.
Quelle configuration privilégier ?
Votre plan de salle sera déterminé par le type de rencontre prévu, les dispositions les plus courantes étant :
- le U, pour une réunion de direction ou une séance d’assemblée générale ou de conseil d’administration
- le théâtre, pour une conférence, un meeting ou un colloque
- la salle de classe, pour des épreuves écrites
- les îlots, pour tous travaux d’échanges en groupes
De nombreux autres aménagements sur mesure peuvent néanmoins être envisagés, notamment : entretien, working lunch, conférence de presse.
Quels que soient vos besoins, nous vous assistons et vous guidons pour le choix de la configuration qui répondra parfaitement à votre objectif.
Votre check-list
Soyez prêt le jour J en réservant votre salle au Business Center. Demandez William, votre superviseur dédié et précisez-lui quels services optionnels vous seront utiles :
- fourniture d’équipements supplémentaires : micro, pupitre, enceintes, etc.
- commande d’une pause simple ou complète*
- organisation d’un déjeuner, d’un dîner ou d’un cocktail de clôture
- réservation de votre hébergement hôtelier
- planification de services annexes : location de voiture, navette aéroport, etc.
Notre dernière recommandation pour vous assurer de ne rien oublier est de penser à adresser une convocation nominative à chacun des participants, en y indiquant les lieu, horaires et ordre du jour de la réunion, ainsi que le matériel à apporter éventuellement.
* Consultez les formules actualisées des pauses en parcourant cet article ici.
